Por Gesine Engelage-Meyer y Sonja Hanau
Muy pocas reuniones son productivas. Y, sin embargo, pasamos una gran parte de nuestro tiempo de trabajo con ellos. Las reuniones en línea que acaban de suspenderse han exacerbado el fenómeno de los "maratones de reuniones". Sonja Hanau, experta en una buena cultura de las reuniones, explica el ciclo de reuniones autosostenible y sugiere formas sencillas de romperlo de una vez por todas.
"Ya ni siquiera puedo trabajar debido a todas las reuniones". Tener muchas reuniones generalmente significa que los involucrados, como dice el refrán, no pueden ver el bosque por los árboles. O dicho de otro modo: debido a todas las citas, ya no se puede vigilar lo que es realmente importante.
El ciclo de reuniones autosuficientes
Un mecanismo paradójico parece estar operando aquí. Dado que las muchas reuniones llevan tanto tiempo, no hay tiempo para hacerlas productivas. "Debido a la gran cantidad de reuniones, no tengo tiempo para preparar las reuniones. Así que vamos a tener otra reunión".
El simple hecho de tener una reunión y no prepararla solo ahorra tiempo a primera vista.
En la reunión misma, conduce inevitablemente a la falta de rumbo, a monólogos unilaterales, a discusiones detalladas innecesarias y a participaciones superfluas. Es decir, a todos los puntos que dan a las reuniones su mala fama.
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La edición no se puede completar. No porque hubiera muy poco tiempo, sino porque el tiempo no se utilizó de manera efectiva. ¿Y qué pasa si un tema aún no está concluido? Entonces es necesaria una reunión de seguimiento.
El primer paso para resolver el problema es abordar conscientemente el tema y comenzar con sus propias reuniones. En el segundo paso, es entonces el turno de las reuniones en las que solo soy participante.
Dos requisitos previos para tener menos y mejores reuniones al mismo tiempo
Puedo lograr menos y mejores reuniones haciendo dos cosas:
- Dejarme claro a mí mismo LO que quiero lograr.
- Pensando en CÓMO puedo lograrlo.
Saber lo que quiero lograr es el requisito básico para alcanzar la meta. Ya decía Séneca "Si no sabes el puerto al que quieres navegar, ningún viento es el adecuado para ti". Y, sin embargo, muy pocas reuniones tienen un objetivo claro. Un gol que merece su nombre.
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No solo establecer claramente el objetivo de una reunión, sino también pensar de antemano sobre cómo se puede lograr en términos concretos es inusual para muchos. ¿Qué preguntas específicas se deben trabajar juntos? ¿Cómo puede expresar su opinión el mayor número posible de personas y cómo se pueden reunir las diferentes ideas para formar una solución en un plazo manejable?
La mayoría de las reuniones son bastante desestructuradas y aleatorias. Un colega habla de este tema, el otro colega retoma una de las muchas facetas y antes de pasar al tema real, la hora programada ya ha terminado de nuevo.
Las reuniones moderadas siguen siendo demasiado raras en la vida cotidiana de las reuniones, en las que alguien ha pensado de antemano en cómo puede desarrollarse la reunión para lograr el objetivo establecido. Alguien que asuma la responsabilidad en la reunión de centrarse en este objetivo una y otra vez. Incluso a riesgo de hacer impopular este papel.
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¿Cómo se puede asumir esta responsabilidad adicional cuando el calendario ya está lleno?
1. Un encuentro conmigo mismo crea un espacio para mejores encuentros con los demás
Una opción pequeña pero poderosa es programar una reunión contigo mismo. Para planificar su próxima reunión. Y definir claramente el objetivo y dar forma al camino hacia él.
2. Cuestionar con valentía las reuniones de los demás
Ahora bien, como es bien sabido, no todas las reuniones son autofijas. Las invitaciones a reuniones de otras personas también revolotean regularmente en el buzón. A menudo se trata de reuniones cuyo título es incomprensible y en las que no está claro por qué me invitaron en primer lugar. Tener el coraje de exigir claridad a los demás sobre de qué se trata la reunión y por qué debería estar allí generalmente conduce a un aumento en la calidad de las reuniones. Porque el invitador se ve obligado por estas preguntas a aclararse a sí mismo lo que quiere lograr. Y así se encarga de una preparación mínima, lo que le da más enfoque a la próxima reunión.
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El efecto positivo se puede aumentar cancelando estrictamente las citas cuya invitación no indica el objetivo.
3. Tómese el tiempo para optimizar las reuniones
Un requisito previo importante para que haya menos y mejores reuniones: el calendario necesita espacio para respirar. Para prepararse. Dejar madurar los pensamientos productivos. Priorizar tu propio tiempo de pensamiento es muy efectivo y al mismo tiempo desafiante. Las empresas pueden apoyar a sus empleados introduciendo un día sin reuniones colectivas.
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4. No hay reuniones un día a la semana
Con un día sin reuniones en toda la empresa, ya no todos tienen que crear laboriosamente pequeños espacios en su calendario por su cuenta. Simplemente están ahí.
Un día sin reuniones es la oportunidad de romper el ciclo de demasiadas reuniones. Y no solo para el individuo, sino para todos.
La nueva norma marcará la diferencia
Ya sea que a todos los empleados les guste la regla o no, marcará la diferencia. La gente empezará a hablar de las reuniones. Pensar. Cuestionar las rutinas. Y eso conduce casi inevitablemente al cambio.
Y a un cambio al que muchos se acostumbrarán rápidamente.
Conduce a menos reuniones y, simplemente, a buenas reuniones.
El Autor
Sonja Hanau hace todo lo posible para asegurarse de que haya menos y mejores reuniones. Durante más de diez años, el especialista en informática empresarial ha estado utilizando la tecnología adecuada y buenas estructuras para crear un marco en el que las personas puedan desarrollar su potencial y alcanzar sus objetivos. Acompaña a las empresas en el desarrollo de una nueva cultura de encuentro y colaboración. En sus conferencias y talleres, combina la moderación y la competencia técnica con la ligereza y el humor. Vive con su familia cerca de Frankfurt.
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